Hướng dẫn chi tiết về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng tuân thủ pháp luật về hóa đơn điện tử, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã chính thức cập nhật và sửa đổi nhiều quy định quan trọng liên quan đến thời điểm xuất hóa đơn. Nghị định này có hiệu lực từ 01/06/2025, thay thế và bổ sung các quy định trước đây tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Việc hiểu và áp dụng đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế.

1. Thời điểm xuất hóa đơn – Nguyên tắc chung

Theo quy định mới, thời điểm lập hóa đơn phải phản ánh chính xác thời điểm giao dịch phát sinh thực tế, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa.

Đây là nguyên tắc cốt lõi nhằm:

Đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn điện tử
Tránh nguy cơ bị xử phạt hành chính hoặc truy thu thuế
Phản ánh đúng bản chất kinh tế của giao dịch

2. Bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn:
Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Hàng hóa xuất khẩu

Doanh nghiệp được chủ động xác định thời điểm xuất hóa đơn, nhưng không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.

👉 Điểm khác biệt so với trước đây:
Quy định này được làm rõ và chi tiết hơn so với cách diễn đạt chung chung “sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu” tại các văn bản cũ, giúp doanh nghiệp dễ áp dụng và giảm tranh chấp khi kiểm tra thuế.

3. Cung cấp dịch vụ

a. Dịch vụ đã hoàn thành

Hóa đơn phải được lập khi dịch vụ đã hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

b. Thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ

Trong trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc thu tiền trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Ngoại lệ:
Một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế… có thể không phải xuất hóa đơn ngay đối với khoản đặt cọc nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng, theo thỏa thuận và bản chất giao dịch.

Dịch vụ cần đối soát dữ liệu

Nghị định 70/2025 bổ sung quy định rõ cho các dịch vụ cần đối soát số liệu trước khi xuất hóa đơn, bao gồm:

Vận tải, logistics
Viễn thông
Thương mại điện tử
Ngân hàng, chuyển tiền quốc tế

Trong các trường hợp này, hóa đơn có thể được lập sau khi đối chiếu số liệu giữa các bên, nhưng:

Không muộn hơn ngày thứ 7 của tháng tiếp theo, hoặc
Không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc chu kỳ cung cấp dịch vụ đã thỏa thuận

4. Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng phần

Đối với các giao dịch thực hiện theo từng giai đoạn, doanh nghiệp phải:

Lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc từng phần dịch vụ đã hoàn thành
Giá trị hóa đơn tương ứng với khối lượng thực tế đã bàn giao

Quy định này nhằm đảm bảo thời điểm xuất hóa đơn luôn phản ánh đúng bản chất từng giao dịch phát sinh.

5. Xuất hóa đơn cho hoạt động xuất khẩu

Hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu) phải được lập không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo luật hải quan.

Quy định này tạo sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ quy định thuế.

6. Thời điểm xuất hóa đơn đối với nghiệp vụ đặc thù

Nghị định 70/2025 quy định riêng thời điểm lập hóa đơn cho một số lĩnh vực đặc thù, bao gồm:

Khai thác dầu khí, khí đốt, than
Hoạt động cho vay và dịch vụ ngoại hối
Vận tải hành khách sử dụng phần mềm tính cước
Khám chữa bệnh và dịch vụ y tế

Các quy định này được thiết kế phù hợp với đặc thù vận hành và yêu cầu quản lý kế toán – thuế của từng lĩnh vực.

7. Lưu ý quan trọng khi triển khai

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Không được lập hóa đơn lùi ngày so với thời điểm giao dịch thực tế
Hóa đơn điện tử phải gửi dữ liệu lên cơ quan thuế đúng thời hạn theo quy định
Nên chuẩn hóa quy trình kế toán – thuế, đặc biệt với các nghiệp vụ dịch vụ phức tạp cần đối soát dữ liệu

8. Vì sao tuân thủ thời điểm xuất hóa đơn lại quan trọng?

Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp:

Tránh bị xử phạt hành chính do xuất hóa đơn sai thời điểm
Đảm bảo quyền khấu trừ thuế GTGT hợp lệ cho người mua
Giảm rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế

Hiểu đúng và cập nhật kịp thời quy định theo Nghị định 70/2025 không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật, mà còn là nền tảng để tối ưu hóa quản trị tài chính – thuế.

Kết luận

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã mang đến những điều chỉnh quan trọng và sát thực tiễn hơn về thời điểm xuất hóa đơn. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và áp dụng đúng quy định để phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý trong quản trị kế toán – thuế.