Hướng dẫn thiết lập quy trình kế toán cho startup

Thiết lập quy trình kế toán đúng từ đầu giúp startup tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh những sai sót đáng tiếc về sau. Bài viết này cung cấp hướng dẫn từng bước để xây dựng hệ thống kế toán cho doanh nghiệp mới.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị nền tảng

1. Đăng ký thuế và mã số thuế

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh:

Đăng ký thuế ban đầu trong vòng 10 ngày
Chọn phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hoặc trực tiếp)
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

2. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Chọn ngân hàng có dịch vụ tốt, phí hợp lý
Tách biệt hoàn toàn tài khoản cá nhân và doanh nghiệp
Đăng ký internet banking để tiện theo dõi

3. Chọn phần mềm kế toán

Tiêu chí lựa chọn:

Phù hợp với quy mô và ngành nghề
Tích hợp với hóa đơn điện tử
Có báo cáo thuế tự động
Hỗ trợ kỹ thuật tốt

Một số phần mềm phổ biến: MISA, Fast, Bravo, 1C Việt Nam.

Giai đoạn 2: Thiết lập hệ thống chứng từ

1. Danh mục tài khoản kế toán

Xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với đặc thù kinh doanh:

Tài khoản theo Thông tư 200 hoặc 133
Chi tiết hóa các tài khoản theo nhu cầu quản trị
Thiết lập mã đối tượng (khách hàng, nhà cung cấp)

2. Mẫu chứng từ nội bộ

Chuẩn bị các mẫu chứng từ:

Phiếu thu, phiếu chi
Phiếu nhập kho, xuất kho
Đề nghị thanh toán
Biên bản giao nhận

3. Quy trình phê duyệt

Thiết lập quy trình phê duyệt rõ ràng:

Ai được duyệt chi tiêu
Hạn mức phê duyệt từng cấp
Quy trình đề xuất và thanh toán

Giai đoạn 3: Xây dựng quy trình vận hành

1. Quy trình mua hàng và thanh toán

Đề xuất mua hàng → Phê duyệt
Đặt hàng → Nhận hàng → Kiểm tra
Nhận hóa đơn → Đối chiếu
Lập đề nghị thanh toán → Phê duyệt
Thanh toán → Hạch toán

2. Quy trình bán hàng và thu tiền

Nhận đơn hàng → Xác nhận
Giao hàng → Xuất hóa đơn
Theo dõi công nợ → Nhắc nợ
Thu tiền → Hạch toán

3. Quy trình lương và nhân sự

Chấm công → Tính lương
Phê duyệt bảng lương
Chi trả lương
Nộp BHXH, thuế TNCN
Lưu hồ sơ nhân sự

Giai đoạn 4: Báo cáo và kiểm soát

1. Lịch báo cáo định kỳ

Hàng ngày: Báo cáo tiền mặt, ngân hàng
Hàng tuần: Báo cáo công nợ, tồn kho
Hàng tháng: Báo cáo kết quả kinh doanh
Hàng quý: Báo cáo thuế, BHXH
Hàng năm: Báo cáo tài chính, quyết toán thuế

2. Kiểm tra và đối chiếu

Đối chiếu ngân hàng hàng ngày
Đối chiếu công nợ hàng tháng
Kiểm kê quỹ, kho hàng quý
Kiểm toán nội bộ hàng năm

Checklist thiết lập quy trình kế toán

[ ] Đăng ký thuế và mã số thuế
[ ] Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
[ ] Chọn và cài đặt phần mềm kế toán
[ ] Thiết lập hệ thống tài khoản
[ ] Chuẩn bị mẫu chứng từ nội bộ
[ ] Xây dựng quy trình phê duyệt
[ ] Thiết lập quy trình mua hàng
[ ] Thiết lập quy trình bán hàng
[ ] Thiết lập quy trình lương
[ ] Lập lịch báo cáo định kỳ

Kết luận

Thiết lập quy trình kế toán bài bản từ đầu là khoản đầu tư xứng đáng cho startup. Nếu bạn cần hỗ trợ, hãy liên hệ với các chuyên gia kế toán để được tư vấn phù hợp với quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp.